Кейс в ритейле и оптовых поставках: как создать цифровой архив документов

Автоматизируйте работу с накладными c системой AI обработки документов от Visionist

Клиент

Федеральная компания-поставщик продуктов питания столкнулась со снежным комом из неструктурированных электронных документов. Оптовая компания находится в середине цепочки поставок и работает с большим количеством b2b контрагентов. На момент начала сотрудничества компания обрабатывала около 800 тысяч документов в месяц.

Ситуация

Объем неструктурированных документов растет по экспоненте, что приводит к постоянному накоплению необработанной информации. Данных слишком много для простой выгрузки информации в SAP, ситуацию усложняет получение документов в разнородных форматах, ручное внесение подобных документов может быть очень длительной и сложной.

Как бизнес-процесс работал до внедрения Visionist?

Клиент формирует цифровой архив со всеми входящими и исходящими документами. Все документы должны быть внесены в 1C в ручном режиме, обработка одного документа занимала от 3 минут. Перед Visionist была поставлена задача построить масштабный электронный архив без реального хранения исходных файлов. Все данных должны быть сложены в цифровую базу данных с последующим простым поиском по каталогу.

До внедрения IDP обработка одного документа в ручном режиме занимала от 2 минут. Поток превышает 800 тысяч документов в месяц

Наше решение по автоматизации работы с документами

Мы внедрили в бизнес процесс клиента интеллектуальную систему распознавание документов, которая позволила сократить в 50 раз требуемый временной ресурс для распознавания и структурирования данных. Для старта обработки данных достаточно загрузить документы в цифровой архив.

После внедрения Visionist IDP обработка одного документа занимает не больше 10 секунд без потери точности

Как работает система распознавания

• Источник документов: SAP, почта, электронный документооборот с контрагентами;
• Visionist запускает распознавание и обработку данных: все позиции и тотал должны сходиться;
• Если алгоритм обнаружит расхождение - документ передается на сверку и верификацию;
• После обработки данные передаются в SAP, сами исходные документы сохраняются в облаке Visionist;
• С полученными данными можно работать в SAP или интерфейсе Visionist.

Один инструмент — весь цикл ETL (Extract, Transform, Load)

После внедрения платформа стала доступна всем сотрудникам отдела через удобное веб-приложение. Теперь они могут инициировать процесс считывания, загрузив документы в интерфейс в ручном или автоматическом режиме.

Этапы обработки

‍Считывание, классификация, извлечение, стандартизация выполняются автоматически. С помощью графического интерфейса сотрудники могут визуально выполнять перекрестные проверки и вносить необходимые корректировки. После этого структурированная информация автоматически передается для кредитного анализа, а для каждого клиента создается персональное досье на основе обработанных данных.

После внедрения Visionist IDP клиент получил инструмент для построения цифрового архива без ограничения предельного объема. Решение является гибким, что позволяет легко интегрировать анализ документов в существующие процессы.